Kundenkartei im Studio: was du speichern darfst
Eine gute Kundenkartei macht deine Arbeit besser: Du weißt, welche Farbe, welche Form, welche Unverträglichkeit. Für die meisten Angaben reicht der Vertrag mit deiner Kundin. Für Gesundheitsangaben und Fotos brauchst du ihre ausdrückliche Einwilligung.
Was du ohne Einwilligung speichern darfst
Alles, was du brauchst, um den Termin und die Behandlung zu erbringen, darfst du auf Grundlage des Vertrags mit deiner Kundin speichern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):
- Name und Kontaktdaten
- Termine, gebuchte Leistungen, Preise
- Behandlungsnotizen wie Farbe, Form, Länge
Wofür du eine ausdrückliche Einwilligung brauchst
Gesundheitsangaben
Allergien, Unverträglichkeiten, Hautkrankheiten oder Medikamente sind Gesundheitsdaten und besonders geschützt (Art. 9 DSGVO). Speichern darfst du sie nur mit ausdrücklicher Einwilligung deiner Kundin. Frag sie, warum du sie brauchst (für eine sichere Behandlung), und halte die Einwilligung fest.
Fotos
Vorher-nachher-Fotos für deine Dokumentation brauchen eine Einwilligung. Für die Veröffentlichung auf Instagram oder deiner Website brauchst du eine eigene, gesonderte Zustimmung. Auf Händen ohne Gesicht ist eine Person seltener erkennbar, frag trotzdem.
Werbung per E-Mail oder WhatsApp
Newsletter und Angebote verschickst du nur an Kundinnen, die zugestimmt haben. Terminbestätigungen und -erinnerungen gehören zum Vertrag und brauchen keine eigene Einwilligung.
Wie lange du Daten aufbewahrst
Daten, die du nicht mehr brauchst, löschst du. Lege eine einfache Regel fest, zum Beispiel: Kundinnen, die drei Jahre nicht mehr da waren, werden gelöscht, außer Rechnungen, die du nach Steuerrecht aufbewahren musst. Die aktuellen Aufbewahrungsfristen kennt deine Steuerberatung.
Sicher speichern
- Keine Kundenkartei in privaten WhatsApp-Chats oder losen Notizen auf dem Handy.
- Ein Programm mit Passwort, Zugriff nur für dein Team.
- Ein Anbieter mit Servern in der EU und einem Auftragsverarbeitungsvertrag.
Mit MMM Beauty
MMM Beauty speichert die Daten deiner Kundinnen auf einem eigenen Server in der EU. Eine Kundenkartei mit Fotos und Einwilligungsfeld ist bald dabei, ohne Aufpreis.
Quellen: Art. 6 DSGVO, Art. 9 DSGVO. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.